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La direction administrative est responsable de l’ensemble des services de gestion de l’organisme. Elle recouvre les ressources de l’organisme, et elle assure la fourniture des moyens humains, matériels et financiers nécessaires au fonctionnement des autres directions et services, sur la base du budget annuel approuvé par le Conseil, en particulier :

- la commande des biens et prestations de services ;

- la gestion des ressources humaines ;

- la gestion et l’exploitation du patrimoine affecté ;

- la tenue des comptabilités budgétaire et générale de l’organisme.

Elle est organisée en quatre services :

1-Comptabilité et Finances

Ce service est chargé des fonctions suivantes :

- émission des factures et ordres de recette, et recouvrement des créances ;

- gestion des approvisionnements et des commandes de prestations de services, supervision de la négociation des marchés et gestion des stocks ;

- coordination de la préparation du budget annuel, tenue des comptabilités budgétaire et générale et élaboration des comptes de clôture de chaque exercice ;

- présentation de situations mensuelles, élaboration des états exigibles par les autorités fiscales et les organismes sociaux ;

- gestion de la trésorerie : encaissement de recettes, paiement des dépenses, tenue de la caisse et des comptes bancaires.

2-Personnel (Ressources Humaines)

Ce service assure la gestion du personnel, ainsi que la gestion de la documentation et de la communication interne et externe :

- préparation et mise à jour des statuts du personnel, du règlement intérieur et de la grille des salaires ;

- tenue des dossiers du personnel, traitement des recrutements, avancements, formations, congés, mises en positions spéciales, affaires disciplinaires, etc. ;

- établissement des éléments de calcul de la paye (salaires et éléments accessoires) et édition de la paye ;

- élaboration et mise à jour des descriptions de postes ;

- élaboration et mise à jour périodique d’un tableau de bord des ressources humaines ;

- actions de formation.

3-Service Logistique

Ce service est chargé de l’entretien et de la mise à niveau des biens mobiliers et immobiliers de l’organisme (y compris le patrimoine affecté), ainsi que des moyens logistiques. A ce titre, il est responsable des tâches suivantes :

- le recensement du patrimoine immobilier propre de l’organisme et du patrimoine affecté, et la tenue à jour des dossiers administratifs et techniques relatifs à ces patrimoines ;

- la définition des cahiers des charges et la supervision des entreprises de gardiennage et d’entretien des immeubles et équipements techniques (climatisation, télécommunications, etc.) ;

- la programmation, l’étude et le suivi technique des travaux de réhabilitation et/ou de gros entretien ;

- la gestion du parc automobile de l’organisme : centralisation des besoins, affectation des ressources, programmation et contrôle de l’entretien périodique des véhicules, suivi et contrôle des consommations de carburant ;

- la supervision des chauffeurs de l’organisme ;

la coordination de l’équipement informatique de l’organisme et l’exploitation des moyens informatiques communs aux différentes directions et services.

4- Protocole et communication

Le service Protocole et Communication remplit les fonctions suivantes :

- rédaction des communiqués,

- coordination de l’accueil des hôtes de marque : mise au point de leur programme, organisation pratique des déplacements et de l’hébergement, etc.

- organisation pratique des rencontres publiques entre l’organisme et l’extérieur (débats, séminaires, conférences de presse, etc.) ;

- organisation de la communication interne ;

- organisation pratique des missions du Directeur Général.

M. Jean Kentz Elvariste Directeur administratif jkelvariste@conatel.gouv.ht